Son zamanlarda, Çevik ve Aktivite Temelli Çalışma kavramları giderek daha fazla popülerlik kazanıyor ve birçok şirket zaten bunları ofislerinde uygulama olasılığını düşünüyor, ancak bazı zorluklar yaşıyor. Yönetim genellikle bu tür değişiklikleri yapamaz, çalışan memnuniyetsizliğiyle yüzleşmekten ve üretkenliklerinde bir düşüşle yüzleşmekten korkar.
Haworth Business Interiors'ın direktörü Denis Chernichkin, bize ofis içi konseptindeki bir değişikliğin neden şirketin işini olumsuz etkileyebileceğini ve mekanı olabildiğince verimli bir şekilde organize etmek için nelerin dikkate alınması gerektiğini anlattı.
Çevik ve Aktivite Temelli Çalışma gibi projeleri uygulamadaki ana zorluklar nelerdir?
- Bu kavramlara göre uygulanan ofisler, her şeyden önce, bir çalışanın belirli göreve ve faaliyet türüne bağlı olarak kendi takdirine bağlı olarak seçebileceği birçok farklı işlevsel alanın varlığını varsayar. Bu çeşitlilik, bir ofis planlarken o kadar hareket özgürlüğü verir ki, bundan sorumlu kişiler bazen nereden başlayacakları, neye odaklanacakları veya önemli değişikliklere hiç karar vermeyecekleri konusunda hiçbir fikre sahip olmazlar ve yaparlarsa, mimarlara hangi sonucun elde edilmesi gerektiğini açıklayın. Genellikle formülasyonlar çok soyuttur, somut gerçekler ve istatistiklerden çok duygulara ve eğilimlere dayanır. Bu dilekler, günümüzde verimli bir alan için gereksinimleri yansıtan ve belirli bir şirket için üç ila beş yıllık bir mesafede olan anlamlı, yapılandırılmış, yüksek kaliteli bir teknik görev olmaktan uzaktır. Sonuç, müşterinin beklentilerine uygun olmayabilir.
Çoğu zaman, şirketler, tam olarak ne elde etmek istediklerini tam olarak anlamayarak, mevcut ofis fikirlerini kendi ihtiyaçlarına adapte etmeden kopyalamaya ve tamamen farklı bir alanda, farklı koşullarda, temelde kabul etmeye hazır olmayan diğer ekiplerde uygulamaya başlarlar. kavramlar. Sonuç olarak, bu, üretkenlikte önemli bir düşüşe yol açar.
Bu zorluklar, Çevik ve Aktivite Temelli Çalışma kavramlarına geçişte daha içsel olmasına rağmen, herhangi bir alanın yaratılmasında ortaya çıkabilirler. Elbette, aynı türden çözümlerin sıklıkla kullanıldığı standart bir "açık alan" ofis oluşturmak daha kolaydır, ancak bu gibi durumlarda da etkili alan gereksinimlerini formüle etmede zorluklar ortaya çıkar.
Etkili ofis alanını nasıl tanımlarsınız?
- Bu, insanları bir araya getiren ve en üretken ve verimli oldukları alan. Bu, çalışma ekiplerinin veya bireysel uzmanların, çevredeki alan onları engellemediği ancak yardımcı olduğu durumlarda potansiyellerini en üst düzeye çıkarabilecekleri ortamdır. Her ekibin ve her uzmanın kendine has özellikleri olduğundan, etkili alan her bir organizasyon için benzersizdir. Tek bir senaryo veya doğru cevap yoktur, çünkü çoğu şey şirketin hedeflerine bağlıdır. Bazıları için şu anda maliyetleri düşürmek, kişi başına metrekare azaltmak, diğerleri için - yeni bir ürün yaratmak veya pazara yeni bir teknoloji getirmek, birileri için - müşteri memnuniyetini ve hizmet kalitesini artırmak için - önemlidir. Bazen bu görevler birbiriyle çelişir. Bu nedenle, her şirket hedeflerinin ne olduğunu, başarı kriterlerini ve buna nasıl ulaşılacağını ve alanın bu görevlerin yerine getirilmesine nasıl yardımcı olabileceğini belirlemelidir.
Çok önemli bir parametreyi tanımlayarak başlamayı öneririm - organizasyon kültürü. Şirketleri birbirinden ayıran odur. Bu, önemi dünyada uzun süredir bilinmesine rağmen, pazarımızda genellikle hafife alınan son derece önemli bir özelliktir. Şirketinizin kültürünü bilmek ve anlamak, hangi alana ihtiyaç duyduğunu belirlemeyi kolaylaştırır.
Kültür, mekânla nasıl ilişkilendirilebilir?
- Kültür, yönetim, iş süreçleri, oluşturulan ürünler, çalışanların ilgisini çekme ve elde tutma, karar alma sistemi, itibar ve çok daha fazlası dahil olmak üzere bir kuruluşun faaliyetlerinin tüm yönlerini tam anlamıyla etkiler. Bir güvenlik duygusu, şirkete bağlılık oluşturur ve çalışan memnuniyetini ve üretkenliğini etkiler. Bu nedenle, genellikle kuruluşun tam teşekküllü ve çok önemli bir varlığı olarak görülür.
Genellikle bir şirketteki kültür, kurumsal değerler, çalışma standartları, davranış kuralları - sözde görünür faktörler gibi resmi şeylerle ilişkilendirilir. Ancak insanların konuşulmayan kurallarını ve alışkanlıklarını belirleyen görünmez faktörler de vardır. Bu alanda çalışma alanı, mimari, iç mekanlar ve mobilya çözümleri de dahil olmak üzere önemli bir rol oynar. Yani, çalışma alanı organizasyon kültürünün önemli bir parçasıdır ve ona uygun olmalıdır. Bu, başka bir setten alınmış bir bulmacanın parçası gibi - sadece komşu unsurlara uymayacak, aynı zamanda tüm resmi tamamen mahvedecek. Uzayda da durum aynı. Birçok yönden, bir çalışanın çalışma şeklini şekillendirir, bu nedenle alan mevcut kültüre uymuyorsa, insanlar şirketin değerlerine karşı çalışacaktır.
Görünüşe göre, bir çalışanı bir ofisten diğerinden öncekinden belirgin şekilde farklı olan bir yere taşırsanız, farklı şekilde çalışacak mı?
- Kesinlikle. Elbette bu değişim her zaman bu kadar gösterişli olmayacak, ancak asıl mesele şu ki, bir kişinin görevlere nasıl yaklaştığını, meslektaşlarıyla nasıl etkileşime girdiğini ve kararlar aldığını alan türü, içinde mevcut işlevler ve genel olarak örgütsel kültür belirler. Sonuçta, genellikle bunu düşünmesek bile, kültürün davranışlarımız üzerindeki etkisi gerçekten harika. Yeri değiştirmeye değer ve biz zaten bilinçsizce farklı davranıyoruz.
Winston Churchill'in şu sözünü beğendim: "Önce binalarımızın şeklini tanımlarız, sonra da binalarımız davranışımızın şeklini belirler." Ve gerçekten de öyle. Örneğin, karşılaştırma için, ofis dışındaki insanların davranışlarını ele alalım - pahalı bir restoranda ve normal bir barda. İlk durumda, seviyeyi eşleştirmeye çalışıyoruz - resmi bir kıyafet tarzı, sakin bir ton, genellikle entelektüel konular üzerine bir konuşma. Ama bir barda olduğumuzu hayal edin - davranışlarımız daha özgür ve gayri resmi olacaktır. Aynısı ofislerde de olur - alan, çalışanların davranışlarını ve çalışma tarzını doğrudan etkiler.
Ya çalışanlar çalıştıkları alanı beğenmezlerse? Bu onları nasıl etkileyecek?
- Bu son derece önemli bir soru. Çalışanların ofis alanından memnuniyetsizliği, örneğin, belirli bir göreve uygun rahat bir işlevsel alan bulmanın imkansız olduğu veya birçok sinir bozucu dikkat dağıtıcının önemli bir olumsuz etki yarattığı durumlarda. Ancak maalesef çalışanlar mevcut alanı kendi başlarına değiştiremezler. Bu tür bir yetki, en rahat ortamı yaratmak için organizasyonun kültürel özelliklerini hesaba katması gereken ofis iç mekanının oluşturulmasından sorumlu profesyonellerin omuzlarına düşer. Dahası, bir organizasyondaki farklı departman faaliyetleri nedeniyle, tasarım yaparken de dikkate alınması gereken sözde alt kültürler vardır.
Farklı ülke ve şehirlerin mimarisinin birbirinden farklı olduğunu, kültürel özellikleri yansıttığını ve eşsiz bir atmosfer yarattığını hepimiz biliyoruz. Ofiste her şey aynı - ofis alanının tasarımı ve mimarisi, organizasyonun ve bölümlerinin bireyselliğini yansıtmalıdır.
Organizasyon kültürünüzü nasıl tanımlayabilir ve hangi alanın ona en uygun olduğunu nasıl anlayabilirsiniz?
- Aslında oldukça basit. Michigan Üniversitesi profesörleri Cameron ve Quinn'in 25 yıllık araştırmalarına dayanan "Rekabetçi Değerler" adlı bir sınıflandırma var. Bilim adamları şirketlerde dört baskın değer belirlediler: İşbirliği, Rekabet, Yaratma ve Kontrol. Her değer, desteğini en üst düzeye çıkaran çalışma alanının bir dizi özelliğiyle ilişkilendirilir. Bu arada, bu model birçok uzman tarafından çok etkili olarak kabul edildi ve Financial Times derecelendirmesine göre tarihteki en iyi 50 iş aracına girdi.
Örneğin, Kontrol değerinin hakim olduğu şirketlere bir göz atalım. Bu kuruluşlar için anahtar, işi "doğru" yapmaktır. Açık bir organizasyon yapısı, hiyerarşi, sıkı kontrol, çok sayıda protokol ve prosedür ve resmi çalışan etkileşimi ile karakterize edilirler. Çoğu zaman bunlar büyük bürokratik şirketler ve devlet kurumları ile finans ve hukuk departmanlarıdır. Bu durumda alan, işyerlerinin düzenli, anlaşılır bir şekilde düzenlenmesi, hiyerarşi ve statü sürdürmesi, yüksek bölmelerle ve ayrı toplantı odaları yerine etkileşim için özel olarak belirlenmiş alanlarla donatılmasıyla karakterize edilmelidir. İşyerleri genellikle izole edilmiş, patronun yakınında katı bir şekilde departmanlara bölünmüş, iç mekanda genellikle muhafazakar renkler kullanılıyor.
Karşılaştırma için, "Yaratma" nın zıt değerini alalım. Bu değerin hakim olduğu şirketler, önce bir ürün veya hizmet yapma arzusuyla karakterizedir, yeniliğe, ezber bozan düşünceye, yeni gelişmelerle lider olma arzusuna ve pazara daha hızlı sürülmesine odaklanırlar. benzersiz bir teklif. Bu tür genellikle BT şirketleriyle ve yaratıcı pazarlama ajanslarıyla ilişkilendirilir, ancak aslında kendi ürününü yaratan hemen hemen her şirket, özellikle sektöründe lider konumdaysa bu değere sahiptir. Bu tür şirketler için grup tartışmaları, beyin fırtınaları, toplantılar yapabilmek, fikirlerini her zaman gayri resmi olarak meslektaşları ile paylaşabilmek son derece önemlidir. Bu nedenle, bu tür bir organizasyon, bireysel odaklı çalışmaların yanı sıra kolektif etkileşim ve spontane toplantılar için birçok farklı mekan, bilginin görsel gösterimi için geniş yüzeyler, hayal gücünü teşvik ettiği için iyi bir perspektifle daha geniş alanlar gerektirir, daha karmaşık ve organik düzen, tasarım ve tekrarlamada tekdüzelik eksikliği, ilham veren iç çözümler, daha az kısıtlama ve daha fazla özgürlük ve iyi akustik ile yaratıcılık için birçok farklı alan, çünkü yaratıcı süreç çok kolay yıkılır.
Ancak unutulmaması gereken en önemli şey, her şirketin her zaman dört değeri de birleştirmesidir. Kural olarak, bunlardan ikisi hakimdir, ancak her durumda, her şirketin organizasyon kültürü, belirli oranlarda mevcut olan tüm bu değerlerin benzersiz bir kombinasyonudur. Bu nedenle aynı kültüre sahip şirketleri bulamayacaksınız. Kendi organizasyon kültürünüzü bilmek, temel değerlerin dengesini anlamak, her bir departman ve bir bütün olarak şirket için hangi alanın gerekli olduğu konusunda net bir fikir edinebilirsiniz.
Bir şirketteki kültürü tam olarak nasıl tanımlayabilirsiniz?
- Şirketin ve bölümlerinin organizasyon kültürünün net bir şekilde teşhisi için kapsamlı bir bilimsel yaklaşım gereklidir. HAWORTH'ta, bu tür araştırmaları yapmak için kendi patentli CultureLENS ™ metodolojimize sahibiz. Bilgisayar teknolojisi sayesinde, tüm çalışanlar bu çalışmaya katılabilir, mevcut organizasyon kültürünü analiz etmek için soruları uzaktan yanıtlayabilir. Üst düzey yöneticiler, şirketlerinde 2-3 yıl içinde görmek istedikleri tercih edilen organizasyon kültürünü belirlemeye yardımcı olan ek soruları yanıtlar. Tüm yanıtlar bir bilgisayar tarafından işlenir ve ofis alanı uzmanlarının ve strateji uzmanlarının müşteri için bireysel sonuçlar ve öneriler oluşturmasına olanak tanır. Örneğin, mevcut ve tercih edilen kültürleri karşılaştırmak, personelin reddine ve direnişine neden olmadan istenen sonuçları elde etmek için ofis alanında hangi yönde hareket etmeniz gerektiğini ve hangi değişikliklerin uygulanması gerektiğini anlamanıza yardımcı olabilir.
Organizasyon kültürü çalışmasının sonuçlarının ofis tasarımı için referans şartlarının temelini oluşturduğunu doğru bir şekilde anlıyor muyum? Müşterilerin başka bir şey sağlaması gerekiyor mu?
- Evet, çalışmanın sonucu, bir tasarım özeti olan ayrıntılı bir rapordur, incelenen şirketin tercih edilen organizasyon kültürünü destekleyecek mekansal çözüm örnekleri ile gelecekteki bir ofisin oluşturulması için ayrıntılı bir referans şartlarıdır. Ama temel de olsa sadece bir araçtan bahsettim. Organizasyon kültürüne ek olarak, organizasyonun diğer bireysel özelliklerini anlamak önemlidir - mevcut çalışma stilleri, departmanlar ve çalışanlar arasındaki etkileşim türleri, işyerlerinin ve ortak alanların kullanımına ilişkin istatistikler, mevcut çalışma alanıyla ilgili kişisel memnuniyet, vb. Şirketlerin tüm bu özellikleri tanımlamasına yardımcı olacak ek araştırmalar var.
Sonuç olarak, her şirketin yeni bir ofis tasarlarken veya mevcut bir ofiste tadilat yaparken, kendisini ve ihtiyaçlarını dikkatlice analiz etmesi gerektiğini bir kez daha vurgulamak isterim. Bu organizasyonun Çevik veya Aktivite Tabanlı Çalışmaya geçmesine gerek olmaması mümkündür. Hiç kimse modayı takip etmek veya moda olmakla görevli değil, sorumluluğumuz üretkenliği, memnuniyeti ve çalışan bağlılığını artıran doğru alanı yaratmaktır. Sonuçta, insanlar herhangi bir şirketin ana varlığıdır.
