Geçtiğimiz on yıl içinde, modern ofislerdeki açık alanların hakimiyeti daha belirgin hale geldi ve diğer alan organizasyonu türlerinin yerini aldı. Açık alan çalışanların etkileşimlerini iyileştirirken ve emlak maliyetlerini düşürürken, aynı zamanda işe odaklanmayı ve konsantre olmayı zorlaştırır, bu da üretkenliği olumsuz yönde etkiler ve sonuçta faydalardan daha ağır basabilir.
Tabii ki, hemen hemen her ofis, çalışan etkileşimlerinin sıklığını ve verimliliğini artıran ve yenilik olasılığını artıran açık iletişim alanlarına sahip olmalıdır. Bununla birlikte, bu tür alanlar, açık alanlarda konsantrasyona müdahale eden görsel ve gürültülü girişimler yaratır ve konsantrasyon gerektiren işler, ekip çalışması kadar önemlidir. Bu nedenle, konsantrasyonu tam olarak neyin etkilediğini, onu kaybetmekten nasıl kaçınabileceğinizi ve ayrıca odaklanmış çalışma için açık alanları alanlarla yetkin bir şekilde nasıl birleştireceğinizi bulmaya değer.
Açık alandaki gürültü ve konsantrasyon kaybı sorununu herkes bilir, ancak maalesef çok azı bu konuyla ciddi olarak ilgileniyor. Belki de ses görülemediği için önemini küçümsüyoruz. Örneğin, ofiste çok ciddi olmasa da bir sızıntı meydana gelirse, sorumlu personel derhal düzeltmeye başlayacaktır. Ses “sızıntıları” da ofis işlerine zarar verebilir, ancak bazı nedenlerden dolayı ıslak halının aksine bu sorunu kolayca görmezden gelebiliriz.
Haworth Araştırma Merkezi'ne göre, çalışanlar ofisteki dikkat dağınıklığı nedeniyle ortalama olarak çalışma sürelerinin% 28'ini kaybediyor. Sonuç olarak, sessizlik ve konsantrasyon gerektiren tüm görevleri tamamlamak için iş günlerine erken başlamak veya geç kalmak zorundadırlar. Bu sorun yeni olmaktan çok uzak. Ofis çalışanları genellikle geri çekilecek ve odaklanacak yerlere ihtiyaç duyar ve ne yazık ki bu faktör, açık çalışma alanlarında en az dikkate alınan faktördür. Araştırmadan elde edilen istatistiklere göre, tüm çalışanların yarısından fazlası ofislerine konsantre olmanın zor olduğuna inanıyor ve bu yüzden çok zaman harcıyorlar.
Çalışanların açık plan ofislerde karşılaşması gereken görsel dağınıklık ve gürültü kirliliğinin yanı sıra e-posta, vızıldayan akıllı telefonlar ve açılır mesajlar gibi dikkat dağıtıcı unsurlarla da bombalanıyorlar. Sürekli mobil ve İnternet iletişiminden elde edilen fazla bilgi onları "felç" ederek işlerine ve standart olmayan problem çözmeye odaklanmak için daha az zaman bırakır. İnsan beyni bin yıl önce olduğu gibi çalışıyor, ama şimdi tüm bu teknolojilere sahibiz ve biyolojimiz onların gelişimine ayak uyduramadı. Aşırı bilgi yüklemesi, insan sermayesi piyasasında hızla önemli bir olumsuz eğilim haline geldi.
Konsantrasyon kaybı
Bir kişi bir görev üzerinde çalışırken, diğer her şeyi görmezden gelerek yalnızca önemli gördüğü bilgileri algılayacak şekilde odaklanabilir. Bu, insan beyninin inanılmaz bir yeteneğidir. Bununla birlikte, birden fazla dikkat dağıtıcı şey ortaya çıktığında, dikkat genellikle eldeki görevden daha az önemli olana doğru kayar.
Dikkat dağıtıcı unsurların iç ve dış olmak üzere iki türe ayrılabileceğini unutmamak önemlidir. Araştırmaya göre, çalışanların yeniden odaklanması ve dışsal dikkat dağınıklığı nedeniyle kesintiye uğrayan işe dönmesi ortalama 23 dakika sürüyor. İlginç bir şekilde, bunu yaparken, daha önce yaptıkları işe dönmeden önce en az iki başka göreve odaklanırlar.
İç faktörler, kural olarak, doğrudan işle ilgili olmayan kişisel düşünceler veya deneyimlerdir; örneğin, öğle yemeğinde ne yenir veya akşam ne kalır. Görünüşe göre iç faktörlerden rahatsız olan işe geri dönmek, biraz daha zor ve yaklaşık 30-35 dakika sürüyor. Bu nedenle, kendi dikkat dağıtıcı düşüncelerimizi kontrol etmek için oldukça fazla bilişsel çaba harcıyoruz. Bu nedenle, dış faktörlerin etkisini en aza indirmek çok önemlidir - sonuçta, dış faktörlerle başa çıkmak için ne kadar çok çaba sarf edilmesi gerekiyorsa, bir kişinin o kadar sık dikkati dağılır ve o kadar çok zaman harcanır.
Çok görevli çalışma ne kadar fazlaysa verimlilik o kadar düşük olur
İnsan beyni, aynı anda birkaç işlemi gerçekleştirebilen bir bilgisayarla aynı şekilde bilgi işleme yeteneğine sahip değildir. İnsanlar bir dizi eylemde bulunma eğilimindedir. İki veya daha fazla görevi başarmaya çalıştığımızda, genellikle hepsini aynı anda yapıyormuşuz gibi hissederiz. Gerçekte, görevler arasında geçiş yaparak çok zaman kaybediyoruz ve görevler ne kadar uzun süre tamamlanırsa, konsantrasyonumuzu o kadar çok kaybediyoruz ve o kadar çok hata yapıyoruz. Hatta birçoğu, birden çok görev aralarındaki dikkati dağıtma eğiliminde olduğundan, çoklu görevden başka bir dikkat dağıtma biçimi olarak söz eder.
Örneğin, bir şişe sudan birkaç bardağı doldurma görevimiz var. Bunları aynı anda dolduramayız, bu yüzden ya teker teker doldururuz ya da yavaş yavaş boş bardaklara tekrar tekrar döneriz. İlk durumda, açıkçası, daha hızlı ve daha verimli bir şekilde başa çıkacağız, ikinci durumda ise işlem daha uzun sürecek ve bardaklardan daha fazla su dökebiliyoruz. Ve ne kadar çok bardak olursa, bu süreç o kadar uzun sürer ve o kadar çok su dökeriz.
Teknoloji, çoklu görev yaparken özellikle zorlayıcı olabilir, çünkü tüm dikkat dağıtıcı unsurlara rağmen kendimizi dikkatimizin dağılmasına hazır hale getirme durumundayız ve çoğu insan basitçe çoklu görevi iyi idare edemiyor. Bu nedenle tek bir faaliyete odaklanarak daha verimli çalışıyoruz. Özellikle "akış" durumunda.
Akışa girin
Akış, 1970'lerde Macar psikolog Mihai Csikszentmihalyi tarafından geliştirilen bir psikoloji kavramıdır. Bu terim, bir kişinin belirli bir faaliyete tamamen dahil olduğu, motive olduğu, enerji dolu olduğu ve genellikle zamanını kaybettiği zihinsel bir durumu ifade eder. Bu şekilde sadece daha verimli değil, aynı zamanda daha yaratıcı bir şekilde çalışıyor.
Dış dikkat dağıtıcı unsurlar odağı etkileyebilir, ancak "akış" durumundakiler üzerinde çok az etkiye sahiptir veya hiç etkisi yoktur. Örneğin, ofiste müzik biri tarafından dikkat dağıtıcı olarak algılanabilir ve her ikisi de aynı göreve odaklanmış olsa da, bir başkası tarafından neredeyse fark edilmeyebilir. Bu, ikincisinin zaten "akış" durumuna girdiği anlamına gelebilirken, diğeri sadece bunu yapmaya çalışıyor, ancak dış faktörler buna müdahale ediyor.
Öte yandan, dış uyaranların dikkat dağıtıcı olması gerekmez, aksine işin yapılması için faydalı olabilir. Bazen dış durumu ve ortamı anlamak ve değerlendirmek gerekir. Bu durumsal farkındalık, belirli faaliyetler için faydalı olabilir. Örneğin, sürüş sırasında bir kişi çeşitli durumsal faktörleri değerlendirmeye ihtiyaç duyarken odaklanır: yol, trafik ışıkları, diğer yol kullanıcıları.
Üretken ofis çalışması, hem durumsal farkındalığı hem de "akıcı" bir duruma girmeyi gerektirir. Ne yazık ki, aynı anda her iki eyalette de olmak imkansızdır, bu nedenle, mevcut görevleri, koşulları ve iç ve dış faktörleri dikkate alarak, çalışanlar arasında geçiş yapmak zorundadır. Ve ofis alanı bu eyaletlerin her birinde çalışmayı desteklemelidir.
Konsantrasyon çalışma alanı tasarımı
Dikkat dağıtıcı şeyler ortadan kalkmayacak, ancak ofis alanı "akıcı" bir duruma ulaşmak için yeni engeller oluşturmaktan ziyade işe odaklanmaya devam etmelidir.
Çalışanların iş ihtiyaçları göreve bağlı olarak gün içerisinde değişmektedir. Örneğin, önce postanızı ayırmanız, birkaç arama yapmanız, ardından bir toplantıya hazırlanmanız, iş arkadaşlarınızla görevleri tartışmanız ve ardından ticari bir teklif hazırlamanız gerekir. Yalnızca tasarıma entegre bir yaklaşımla, listelenen tüm faaliyetler için uygun bir alan yaratabilirsiniz.
Ofis alanını düzenlemeye yönelik bu bütüncül yaklaşım beş ilkeyi kapsar: çeşitlilik, seçim, kontrol, tanıma ve ikmal.
Çeşitlilik. Açık ve özel alanlar arasında seçim yapmayın, çalışanlara her ikisini de sağlamanız ve onlara her görev için uygun alanı seçme fırsatı vermeniz gerekir. Konsantrasyon gerektiren işler herhangi bir alanda gerçekleştirilebilir: Birisi açık bir alanda ofis uğultusu duyduğunda daha rahat olurken, biri tenha bir yerde tam bir sessizliğe ihtiyaç duyar. Önemli olan, ofiste her iki tür alanın da sunulmasıdır.
Seçim. Çalışanlarınızın işlerini nerede, nasıl ve ne zaman yapacaklarını seçeceklerine güvenin. Ve en üretken olacakları koşulları kendileri bulabilecekler.
Kontrol. Çalışanlara işyerlerinin kontrolünü verin. Her şeye onlar için karar verirseniz, tercihleri ile yanılma olasılığı yüksektir. Örneğin, çalışanlar arasındaki gürültü girişimini ortadan kaldırmaya ve onları ortak alanlardan izole etmeye karar vererek şirketler, meslektaşlarının etkileşimini önemli ölçüde azaltabilir. Bunun yerine, çalışanlara işyerlerinin mahremiyetini, meslektaşları ile etkileşim sıklığını, ayrıca aksesuar setini, ışık seviyesini, sıcaklığı vb. Düzenleme yeteneği verin. Çalışma alanlarını kontrol edebileceklerinin farkına varmaları, dikkat dağıtıcı unsurların bazı olumsuz etkilerini telafi edebilir.
Tanıma. A noktasından B noktasına, sonra C noktasına gitmek kolay olmalı. Açık ve basit düzenler, insanların uzayda hızlı bir şekilde gezinmesine ve garip durumlardan ve boşa harcanan zamandan kaçınmasına olanak tanır. Gerçekten anlaşılabilir bir düzen, bir çalışanın ofisin bir haritasını zihinsel olarak hayal etmesine, içindeki meslektaşlarını bulmasına ve her bölgenin amacını sezgisel olarak anlamasına olanak tanır. Fonksiyonel alanları net bir şekilde tasvir ettiğinizde, çalışanların bilişsel süreçlerini gereksiz düşüncelerle aşırı yüklemiyorsunuz ve onlar, uzayda gezinmeye çalışmak yerine enerjilerini görevleri tamamlamaya yönlendirmeye anında hazır hale geliyorlar.
Güçlerin yenilenmesi. Çalışanlara molalar için zaman ve alan verin. Uzun süre işe konsantre olduğumuzda, çok fazla enerji harcanır ve vücut daha hızlı yorulur. Beynimiz, dikkat dağıtıcı şeylere dikkat etmeden uzun süre bir şeye konsantre olmamıza izin vererek gerçekten harika şeyler yapıyor. Bu nedenle, bu tür bir faaliyetten sonra "yeniden şarj etmek" basitçe gereklidir. Enerjinizi şarj etmenin bir yolu, işe kısa bir ara verirken pencereden manzaranın tadını çıkarmaktır ve herhangi bir şirket bu fırsatı sağlamalıdır. Ayrıca, günlük alanlarda bir şeyler atıştırmak veya iş arkadaşlarınızla sohbet etmek için gün boyunca kısa molalar verebilirsiniz. Spor salonuna gitmek veya ofis dışında yürümek gibi bir veya iki uzun mola, daha uzun bir çalışma seansı için gerekli enerji artışını sağlayabilir. Çalışanlara bu seçenekleri sağlamak önemlidir, böylece konsantrasyon içinde çalışmaları için her zaman enerji kazanırlar.
Rusya ofislerinde yoğunlaşma sorunu
Haworth Business Interiors Direktörü Denis Chernichkin, bu çalışma hakkında yorumlarını verdi ve bunları Rus gerçekleriyle ilişkilendirdi.
“Rusya'da açık alanlarda yoğunlaşma sorunu Batı'dakinden daha az acil değil. Hatta sorunun daha da akut olduğunu söyleyebilirim. Gerçek şu ki, örneğin, Amerikan şirketleri çoğunlukla dikkatli bir şekilde açık alana taşınıyor ve bunu yalnızca belirli bölümler veya bölgeler için kullanıyor. Rusya ofislerinde bu geçiş, çalışanların faaliyetlerinin özellikleri ve çalışma tarzları dikkate alınmadan daha keskin ve kolay hale geldi. Dahası, çok sayıda monoton "sıralar" dizisinde, pratik olarak hiçbir sınırlandırma veya akustik engel yoktur. Gürültü ve diğer dikkat dağıtıcı unsurlar neden kritik seviyelere ulaşır? Bu, Rusya ofislerinde Fikirasyon üzerine yaptığımız araştırmayla da doğrulandı, bunun sonucunda neredeyse her şirkette çalışanların ana şikayetinin mahremiyet eksikliği ve konsantre olamama olduğu konusunda sürekli teyit alıyoruz.
Çalışanların görevlerine odaklanabilmeleri için çalışma alanı, ekip, bireysel ve odaklı çalışma için açıkça tanımlanmış alanlar sağlamalıdır. Bu bölgeler rekabet etmemeli, birbirini tamamlamalıdır. Bu veya bu alanın daha fazla çeşitliliği ve kullanılabilirliği, çalışanların mevcut görev için en uygun ortamı kullanmasını sağlar ve komşularının dikkatini dağıtmamalarına izin verir, ayrıca açık alan sıralarının tekrarlanmasının sıkıcı monotonluğunu gidererek akustik konforu artırır.
Ve elbette, çalışanları doğru alan kullanımı konusunda eğitmek son derece önemlidir. Meslektaşlarla iletişim yoluyla alınan fikirleri uygulamak ve başkalarını empoze etmek çok daha kolay olduğundan, insanları değişim sürecine en başından dahil etmek gerekir. Şirketlerin, iyi ifade edilmiş bir değişim stratejisi, iletişim ve eğitim yoluyla yeni davranışları güçlendirmeleri gerekir. Bu durumda çalışanların direnciyle karşılaşmayacaklar ve yeniliklerin etkinliği olabildiğince yüksek olacak. Haworth Araştırmasına göre
